Рішення чергового засідання виконавчого комітету Перечинської міської ради від 27.07.2016р.

 Дата публікації: 27.07.2016

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

 

Від 21 липня 2016 року  № 80                                                                                                                                                                            

      м.Перечин                                     

                               

 Про надання матеріальної

 допомоги малозабезпеченим

 верствам   населення в м. Перечин

 

Документу надано статус « Конфіденційний « згідно статей 11, 21  Закону України « Про інформацію» та він не підлягає оприлюдненню, бо містить конфіденційну інформацію ( інформацію про особу ).

Збирання , зберігання, використання та поширення інформації про особу, без її попередньої згоди, крім випадків, визначених законом, забороняється.                 

( офіційне тлумачення див. в Рішенні Конституційного Суду України № 5 – зп від 30.10.97)

 

  

 

 Міський голова                                                                   І.М. Погоріляк

 

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

 

від 21 липня 2016 року №  86                                                                                                                                                                                                                                       

        м. Перечин

 Про  взяття на облік та включення до

списків черговості (загальної черги,

позачергової черги та першочергової

черги) громадян  щодо надання

земельних ділянок для індивідуального

житлового будівництва

Розглянувши  заяви громадян та пропозиції земельної комісії створеної при виконавчому комітеті міської ради, керуючись «Положенням про порядок надання земельних ділянок громадянам для будівництва і обслуговування житлового будинку, господарських будівель і споруд (присадибна ділянка) за рахунок земель комунальної власності на території міста Перечин» затвердженої рішенням 3 сесії VII скликання Перечинської міської ради, ст.12, 40, 80, 81,116 Земельного Кодексу України, ст.373, 374 Цивільного кодексу України,   Закону  України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  виконком Перечинської міської ради

В И Р І Ш И В :

1.     Взяти на облік та включити до списку загальної черги громадян  щодо надання земельних ділянок для індивідуального житлового будівництва:

  • жительку м. Перечин, вул. Сонячна, 12 – Олейник Галину Юріївну.

Черга загальна: № 32.

         2)  жителя с. Тур’я - Ремета, вул. Радванка, 28  – Бабича Павла Івановича.

Черга загальна: № 33.

Міський  голова                                                           І.М. Погоріляк

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Від 21 липня 2016 року  № 89                                                                                                 

        м.Перечин

 

Про затвердження Положення

про тендерний комітет

Перечинської міської ради та

Положення про порядок здійснення

допорогових закупівель

Перечинською міською радою

 

Відповідно до ст. 27 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України  «Про публічні закупівлі», «Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)» затверджено наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557  виконавчий комітет Перечинської міської ради:

 

В И Р І Ш И В :

  1. Затвердити Положення про тендерний комітет Перечинської міської ради (додаток 1).
  2. Затвердити склад тендерного комітету Перечинської міської ради (додаток 2).
  3. Тендерному комітету Перечинської міської ради з 01.08.2016 р. здійснювати процедури закупівель відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» та інших нормативно правових актів.
  4. Затвердити Положення про порядок здійснення допорогових закупівель

Перечинською міською радою (додаток 3).

  1. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів Крижановську Л.Ю.

 

 

 

 

Міський голова                                                                    І.М.Погоріляк

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток № 1 

                                                                                             до рішення виконавчого комітету Перечинської міської ради   

                                                                                              № 89 від  21.07.2016 р.

 

 


ПОЛОЖЕННЯ

 про тендерний комітет Перечинської міської ради

 

  1. Загальні положення

 

1.1. Це Положення розроблено відповідно до статей 8 і 11 Закону “Про публічні закупівлі” (далі – Закон) і визначає правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності тендерного комітету та уповноваженої особи (осіб) Перечинської міської ради (далі замовник), а також їх права, обов’язки та відповідальність.

1.2. Тендерний комітет (далі – комітет) – службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом.

1.3. Метою створення комітету є організація та проведення процедур закупівель на засадах колегіальності та неупередженості.

1.4. Метою діяльності уповноваженої особи (осіб) є організація та проведення процедур закупівлі в інтересах замовника на засадах об’єктивності та неупередженості.

1.5. Комітет у своїй діяльності керується Законом, іншими нормативно-правовими актами з питань публічних закупівель та цим Положенням.

 

ІІ. Засади діяльності тендерного комітету

 

2.1. Замовник для організації та проведення процедур закупівель може утворити один або декілька комітетів у залежності від особливостей своєї діяльності.

Склад комітету, зміни до складу та положення про нього затверджуються рішенням замовника. До складу комітету входять не менше п’яти осіб.

2.2. До складу комітету не можуть входити посадові особи та представники учасників, та інші особи, визначені законодавством України.

Членство в комітеті не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість прийняття рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі.

2.3. Керівництво роботою комітету здійснює його голова, який призначається замовником, та може мати право на підписання договорів про закупівлю у разі надання таких повноважень замовником, оформлених відповідно до законодавства.

2.4. Голова комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря з числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету.

У разі відсутності голови комітету його обов'язки виконує заступник голови комітету (якщо призначено кількох заступників голови комітету, то голова визначає серед них виконуючого обов’язки голови комітету на період своєї відсутності).

За відсутності секретаря комітету його обов’язки виконує інший член комітету, визначений його головою.

Рішення голови комітету щодо призначення заступника (заступників) голови та секретаря комітету, визначення функцій кожного члена комітету та  вирішення інших питань заносяться до протоколу засідання комітету.

2.5. Формою роботи комітету є засідання, яке є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету.

Засідання комітету скликаються головою комітету та проводяться у разі потреби.

Перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні комітету, та порядок денний доводяться до відома членів комітету до початку засідання.

2.6. Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях комітету, приймаються простою більшістю голосів. У разі рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним.

Рішення комітету оформлюється протоколом, який підписується всіма членами комітету, присутніми на засіданні. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на його засіданні, з кожного питання.

У разі відмови члена комітету підписати протокол про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови.

2.7. Комітет відповідає за організацію та проведення процедур закупівель.

У процесі роботи він забезпечує реалізацію таких функцій:

планування закупівель, складання та затвердження річного плану закупівель;

здійснення вибору процедури закупівлі та її проведення;

забезпечення рівних умов для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;

забезпечення складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом;

забезпечення оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до Закону;

надання роз'яснення особам, що виявили намір взяти участь у процедурі закупівель, щодо змісту тендерної документації у разі отримання відповідних запитів;

здійснення інших дій, передбачених Законом.

2.8. Голова, секретар та інші члени комітету можуть пройти навчання з питань організації та здійснення закупівель.

2.9. Члени комітету мають право:

брати участь у плануванні видатків і визначенні потреби у товарах, роботах та послугах, що будуть закуповуватися;

аналізувати та/або отримувати інформацію щодо виконання договорів, укладених відповідно до Закону;

виносити питання на розгляд комітету;

прийняти рішення з оформленням відповідного протоколу комітету щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу;

одержувати від структурних підрозділів замовника інформацію, необхідну для проведення процедур закупівель;

уносити свою окрему думку до протоколів засідань комітету;

ініціювати створення робочих груп з числа службових (посадових) та інших осіб структурних підрозділів замовника з метою складання технічних вимог до предмета закупівлі, підготовки проектів договорів тощо;

здійснювати інші дії, передбачені Законом.

2.10. Члени комітету зобов'язані:

брати участь у всіх його засіданнях особисто;

організовувати та проводити процедури закупівель;

забезпечувати рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;

дотримуватися норм законодавства у сфері публічних закупівель та цього Положення;

здійснювати інші дії, передбачені Законом.

2.11. Голова комітету:

організовує роботу комітету;

приймає рішення щодо проведення засідань комітету;

визначає дату і місце проведення засідань комітету;

пропонує порядок денний засідань комітету;

веде засідання комітету;

уносить на розгляд керівника замовника пропозиції щодо змін у складі комітету;

здійснює інші повноваження відповідно до законодавства.

2.12. Секретар комітету забезпечує:

ведення та оформлення протоколів засідань комітету;

оперативне інформування членів комітету стосовно організаційних питань його діяльності;

за дорученням голови комітету виконання іншої організаційної роботи;

зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;

дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документами;

розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики;

виконання інших повноважень відповідно до законодавства.

2.13. Голова комітету персонально відповідає за виконання покладених на комітет функцій.

2.14. За порушення вимог, установлених Законом та нормативно-правовими актами, розробленими відповідно до Закону, члени комітету відповідають згідно із законами України.

2.15. Голова та секретар комітету персонально відповідають за повноту та достовірність інформації, що оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель для загального доступу.

                                                      

Керуюча справами                                                                       Є.М. Гафіянич           

 

Додаток № 2 

                                                                                             до рішення виконавчого комітету Перечинської міської ради   

                                                                                              № 89 від  21.07.2016 р

 

 

СКЛАД

тендерного комітету

Перечинської міської ради

 

Голова комітету:

 

Крижановська Л.Ю. – заступник міського голови з питань діяльності

                                      виконавчих органів

 

Члени комітету:

 

Попович Я.П.             – завідувач відділу бухгалтерського обліку та фінансової

                                     звітності – головний бухгалтер міської ради

Сікора Р.З.                – провідний спеціаліст з питань регуляторної політики,

                                      юрист міської ради

Мельник Н.М.            – спеціаліст ІІ категорії відділу бухгалтерського обліку та

                                     фінансової звітності міської ради;

Герич Н.М.                 – провідний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та

                                     фінансової звітності міської ради

 

 

 

  

 

Керуюча справами                                                                 Є.М. Гафіянич

 

 

  

 

 

 

 

Додаток № 3 

                                                                                             до рішення виконавчого комітету Перечинської міської ради   

                                                                                              № 89 від  21.07.2016 р

 

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок  здійснення допорогових закупівель

Перечинською міською радою

 

1.Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює загальний порядок придбання товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» щодо здійснення процедур закупівель через електронну систему (далі - Закон), за умови, що вартість таких товарів, робіт і послуг не перевищує межі, встановлені в абзацах другому і третьому ч.1 ст. 2 Законом  України “Про публічні закупівлі”.

1.2. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

електронний майданчик - апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі Інтернет, який є частиною системи електронних закупівель, та забезпечує закупівельникам безоплатну реєстрацію та користування сервісами системи електронних закупівель з автоматичним обміном інформацією щодо процесу закупівлі товарів на електронних майданчиках;

аукціон – повторювальний процес пониження ціни пропозицій учасників, що проводиться у три раунди в інтерактивному режимі реального часу. Під час електронного аукціону кожному учаснику забезпечується доступ до інформації стосовно цін, запропонованих учасниками, та їх місцезнаходження.;

замовники – Перечинська міська рада та її виконавчі органи;

користувач системи - будь-яка фізична або юридична особа, яка зареєструвалась в системі електронних закупівель;

система електронних закупівель (далі - система) – програмний комплекс, розроблений та призначений для автоматизації відбору постачальників товарів, робіт і послуг визначених замовником шляхом проведення електронного реверсивного аукціону. Система складається з бази даних, модулю електронного реверсивного аукціону та електронних майданчиків, через які здійснюється доступ до системи. Система повинна бути загальнодоступною і гарантувати недискримінацію та рівний доступ до інформації всім користувачам;

закупівлі - процес здійснення закупівель товарів, робіт і послуг на електронних майданчиках (торги);

учасники – фізичні та юридичні особи, що є користувачами системи, які подали в електронному вигляді пропозицію для участі в закупівлях, оголошених замовником.

 

 

  1. Сфера застосування Положення

2.1. Це Положення застосовується для закупівлі товарів, робіт і послуг у разі прийняття рішення (розпорядження міського голови) Замовника про здійснення закупівель щодо конкретних товарів, робіт і послуг через електронну систему, за умови, що вартість таких товарів, робіт і послуг не перевищує межі, встановлені в абзацах другому і третьому ч.1 ст. 2 Законом  України “Про публічні закупівлі”.

2.2. Дія цього Положення не поширюється на закупівлю товарів, робіт і послуг:

2.2.1. Стосовно яких відсутня  конкуренція на відповідному ринку, внаслідок чого закупівля може бути проведена лише у одного постачальника, за відсутності при цьому альтернативи.

2.2.2. Стосовно яких замовником було відмінено процедуру закупівлі у зв’язку із  відсутністю пропозицій від учасників.

2.2.3. З розрахунково-касового обслуговування при здійсненні банківських операцій.

2.2.4. Закупівля яких здійснюється для підготовки і проведення виборів та референдумів.

2.2.5. Товарів і послуг, які мають складний/спеціалізований характер.

 

  1. Реєстрація в системі електронних закупівель

3.1. Замовник реєструється в системі відповідно до Регламенту роботи електронного майданчика, обраного ним.

3.2. Замовник має право зареєструватись на декількох електронних майданчиках.

 

  1. Порядок здійснення закупівель

4.1. Замовник з метою придбання визначених товарів, робіт і послуг оприлюднює в системі оголошення про проведення закупівель.

4.2. В оголошенні про проведення закупівель замовник має право  зазначити:

4.2.1. Найменування замовника, код за ЄДРПОУ, місцезнаходження.

4.2.2. Розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувану вартість.

4.2.3. Найменування предмета закупівлі та код відповідно до чинного класифікатора продукції та послуг.

4.2.4. Кількість товарів.

4.2.5. Місце поставки.

4.2.6. Строк поставки.

4.2.7. Технічні вимоги та спосіб їх підтвердження.

4.2.8. Вимоги до кваліфікації учасників та спосіб їх підтвердження.

4.2.9. Дата та час закінчення подання запитів на уточнення та/або запитань щодо закупівель.

4.2.10. Дата, час початку подання пропозицій.

4.2.11. Дата, час закінчення подання пропозицій.

4.2.12. Дата, час проведення електронного реверсивного аукціону та його умови (крок аукціону може становити 0, 5 - 3% очікуваної вартості закупівлі).

4.2.13. Іншу необхідну інформацію.

4.3. Технічні вимоги до предмета закупівлі та/або кваліфікаційні вимоги до учасників процедури закупівлі зі способами їх підтвердження можуть також зазначатися замовником в окремому документі, який одночасно опубліковується з оголошенням про проведення закупівель (документація закупівель). Вказані вимоги не повинні носити дискримінаційний характер та сприяти зниженню конкуренції. У разі якщо технічні вимоги обґрунтовано містять посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, джерело походження товару або виробника, замовник може зазначити "або еквівалент".

4.4. Одночасно з розміщенням оголошення про проведення закупівель замовник повинен оприлюднити в системі документацію закупівель (за наявності), проект договору або істотні умови договору.

4.5. Замовник визначає строк початку подання пропозицій, що повинен становити не менше 3 робочих днів і не більше 7 робочих днів з моменту оприлюднення оголошення про проведення закупівель.

У разі, якщо впродовж цього періоду замовник отримує запитання, уточнення від користувачів системи щодо технічних вимог до товару та/або вимог до кваліфікації учасників, замовник повинен надати через систему відповідь протягом двох робочих днів з моменту їх розміщення в системі.

У разі необхідності замовник може внести відповідні зміни до технічних вимог  та/або вимог до кваліфікації учасників та оприлюднити їх в системі.

4.6. Замовник визначає строк закінчення подання пропозицій, що повинен становити не менше ніж 3 робочих дні та не більше ніж 5 робочих днів з моменту початку подання пропозицій.

4.7. Ранжування всіх поданих пропозицій здійснюється системою автоматично за ціною, формуючи рейтинги позиції учасників. Дана інформація автоматично оприлюднюються системою одразу після завершення електронного реверсивного аукціону.

4.8. Замовник в строк, що становить не більше ніж 5 робочих днів з дня закінчення електронного аукціону, аналізує визначену системою пропозицію з найнижчою ціною на предмет відповідності учасника, що її подав, вимогам до кваліфікації учасників, а запропонованого товару, роботи чи послуги – технічним вимогам зазначеним в оголошенні та/або документації закупівель.

У разі, відповідності пропозиції учасника вимогам замовника, які зазначені у оголошенні про проведення закупівель та/або документації закупівель, такий учасник визнається переможцем закупівель.

Пропозиції інших учасників у такому випадку не розглядаються.

У разі якщо пропозиція учасника не відповідає технічним вимогам та/або вимогам до кваліфікації учасників, Замовник відхиляє пропозицію. Підстави відхилення оприлюднюються в системі протягом 1 робочого дня з дня прийняття такого рішення.

У разі відхилення пропозиції учасника, який запропонував найнижчу ціну, в такому ж порядку розглядається наступна пропозиція з найнижчою ціною, визначена системою.

Якщо, після відхилення не залишиться жодних пропозицій закупівля визнається такою, що не відбулась.

Документи, що підтверджують відповідність вимогам до кваліфікації учасників та/або відповідність технічним вимогам надаються замовнику переможцем у разі, якщо така вимога була визначена в оголошенні про проведення закупівель

4.9. Інформація про визначення переможця обов’язково оприлюднюється замовником в системі в день прийняття ним рішення про визначення переможця.

4.10. Договір про закупівлю укладається між замовником і переможцем не раніше ніж через 2 робочих днів та не пізніше 10 робочих днів з моменту оприлюднення інформації про визначення переможця з врахуванням положень розділу 5 цього Положення.  

4.11. Після укладення договору про закупівлю замовник зобов’язаний його оприлюднити в системі впродовж 2 робочих днів з моменту його укладання.

4.12. У випадку неукладення договору з вини переможця протягом строку, визначеного в пункті 4.10 вище, замовник проводить розгляд пропозиції наступного учасника, якого визначила система з тих, що залишилися, та діє у порядку, передбаченому в пунктах 4.7-4.10 Положення та згідно.

 

  1. Усунення порушень (скарги)

В процесі проведення закупівель у випадку виявлення порушень Учасником, Спостерігачем або Користувачем системи,  вказані особи можуть звернутися до Замовника та Органу оскарження зі зверненням щодо усунення порушення у порядку, визначеному законодавством порядку

 

 

 

 

Керуюча справами                          Є.М. Гафіянич                                                

 

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Від  21 липня 2016 року  №  84                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

        м.Перечин

 
 Про присвоєння об’єктам
містобудування поштової адреси

 

На підставі  підпункту 10 пункту б) статті 30 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, у зв’язку з упорядкуванням поштової адреси, розглянувши заяви громадян, про присвоєння поштової адреси об’єктам містобудування, що розташовані в місті Перечин, та долучені до заяв документи, виконком міської ради 
 
В И Р І Ш И В :

 

  1. У зв’язку з упорядкуванням поштової адреси, розглянувши заяву гр. Гутич Анастасії Олексіївни жит. м. Перечин, вул. Садова, 39/8 взявши до уваги свідоцтво про право на спадщину за законом серії ВВМ № 988716, присвоїти окрему поштову адресу квартирі, яка знаходиться за адресою м. Перечин, вул. Садова, будинок 39, квартира 7.
  2. У зв’язку з упорядкуванням поштової адреси та взявши до уваги технічний паспорт на підвал по вул. Ужанській (Червоноармійській), номер інвентаризаційної справи 1/848 від 15.11.2011 р. присвоїти окрему поштову адресу підвалу, що знаходиться за адресою м. Перечин, вул. Ужанська, 3 А.

 

 

 

Міський голова                                                          І.М. Погоріляк

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Про затвердження номенклатури

справ Перечинської міської ради

на 2016 – 2017 р.

 

        Керуючись п.1.1. Постанови Кабінету міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та з метою упорядкування діловодства у Перечинській міській раді виконавчий комітет ВИРІШИВ:
1. Затвердити номенклатуру справ Перечинської міської ради на 2016 - 2017 рік(додається).
2. Координацію роботи по виконанню даного рішення покласти на провідного спеціаліста з питань інформаційно – комп’ютерного набору Белей С.В., контроль - на керуючу справами виконавчого комітету Гафіянич Є.М.

 

 

 

 

 

 

Міський голова                                                                  І.М. Погоріляк

 

 

 

 

 

 

  

  

Додаток № 1

до рішення

виконавчого комітету

від 21.07.2016 р. № 81

 

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)

і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01

01-01

Розпорядження голови обласної державної адміністрації

 

ДМП

ст. 3б

 

01-02

Доручення голови обласної державної адміністрації та заступників

 

Постійно

ст. 6а

 

01-03

Розпорядження міського голови з основної діяльності (з додатками до них)

 

Постійно

ст. 16а

 

01-04

Розпорядження міського голови з особового складу

 

ДМП

ст. 16б

 

01-05

Доручення міського голови

 

Постійно

ст. 6а

 

01-06

Депутатські запити та звернення

 

5 р. ЕПК

ст. 8

 

01-07

Посадові інструкції працівників відділу

 

ДМП

ст. 43

 

1

2

3

4

5

01-10

Аналіз прийнятих рішень  виконкому та розпоряджень міського голови

 

 

5 р.ЕПК

ст. 44б

 

01-11

Документообіг виконкому

 

5 р.

ст. 115

 

01-12

Листування з Перечинською РДА, Перечинською районною радою з основних (профільних) питань діяльності

 

5 р. ЕПК

ст. 22

 

01-13

Листування з обласною радою з основних (профільних) питань діяльності

 

5 р. ЕПК

ст. 22

 

01-14

Листування з установами, організаціями з питань організаційно-масової  роботи

 

3 р.

ст. 24

 

01-15

Листування з установами,  організаціями з питань капітального будівництва, архітектури та містобудування

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-16

Листування з установами,  організаціями з фінансових питань, бюджету, трудових ресурсів, держстраху

 

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-17

Листування з установами,  організаціями з питань охорони здоров’я, соціального захисту населення

 

 

 5 р. ЕПК

ст. 23

 

1

2

3

4

5

01-18

Листування з установами, організаціями з питань зовнішньоекономічної діяльності

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-19

Листування з установами, організаціями з питань розвитку, підприємництва та суб’єктів підприємницької діяльності, торгівлі, громадського харчування, побутового обслуговування

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-20

Листування з установами, організаціями з питань роботи промисловості, транспорту, зв’язку та енергетики

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-21

Листування з установами, організаціями з питань роботи житлово-комунального господарства та охорони довкілля

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-22

Листування з питань землекористування

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-23

Листування з службою безпеки, міліцією, судом, прокуратурою, ОДПІ, військкоматом з основних (профільних) питань діяльності

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-24

Листування з установами, організаціями з питань роботи закладів культури та громадських організацій, спорту, пам’яток культури та архітектури

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-25

Листування з установами, організаціями з питань освіти, органу опіки і піклування, служби в справах дітей, роботи дошкільних закладів

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

1

2

3

4

5

01-26

Листування з установами, організаціями з питань розміщення об’єктів зовнішньої реклами

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-29

Листування з установами, організаціями з питань майнової політики та оренди приміщень комунальної власності

 

5 р. ЕПК

ст. 23

 

01-30

Протоколи рішень сесій міської ради

 

Постійно

ст. 7а

 

01-31

Протоколи рішень виконавчого комітету

 

Постійно

ст. 7а

 

01-32

Протоколи комісії з питань техногенно-екологічної безпеки  та надзвичайних ситуацій

 

Постійно

ст. 7а

 

01-33

Документи ( довідки, доповіді, доповідні записки) до рішень сесій міської ради

 

Постійно

ст. 7а

 

01-34

Документи ( довідки, доповіді, доповідні записки) до рішень виконавчого комітету

 

Постійно

ст. 7а

 

01-35

Заяви, запити громадян і організацій про надання копій, витягів документів

 

 

5 р.

ст. 132

 

01-36

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з основної діяльності

 

 

Постійно

ст. 121а

 

01-37

Журнал реєстрації рішень сесії міської ради

 

 

Постійно

ст. 121а

 

01-38

Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету

 

Постійно

ст. 121а

 

01-39

Журнал реєстрації доручень міського голови

 

Постійно

ст. 121а

 

1

2

3

4

5

01-40

Журнал реєстрації звернень та виконання Закону України про доступ до публічної інформації

 

5 р.

ст. 124

 

01-41

Журнал реєстрації протоколів, постанов, рішень з адміністративно-господарських питань

 

5 р.

ст. 121в

 

01-42

Журнал реєстрації відряджень

 

5 р.

ст. 121б

 

01-43

Журнал відправленої кореспонденції

 

1 р.

ст. 127г

 

01-44

Журнал реєстрації телефонограм, факсограм

 

1 р.

ст. 126

 

01-45

Журнал реєстрації вхідних документів

 

3 р.

ст. 122

 

01-46

Описи справ постійного зберігання

 

 

Постійно

ст. 137а

 

01-47

Паспорт архіву виконавчого комітету

 

 

3 р.

ст. 131

Після заміни новими

1

2

3

4

5

02 – забезпечення діяльності міської ради

02-01

Депутатські запити, звернення та документи з їх виконання

 

5 р. ЕПК

ст. 8

 

02-03

Посадові інструкції працівників міської ради

 

ДМП

ст. 43

 

02-04

Протоколи засідань постійної депутатської комісії з питань бюджету, фінансів, соціально – економічного розвитку та підприємницької діяльності

 

Постійно

ст. 14а

 

02-05

Протоколи засідань постійної депутатської комісії з питань регулювання земельних відносин та охорони навколишнього середовища

 

Постійно

ст. 14а

 

02-06

Протоколи засідань постійної депутатської комісії з питань освіти, культури, спорту, туризму та міжнародних зв’язків

 

Постійно

ст. 14а

 

02-07

Протоколи засідань постійної депутатської комісії з питань регламенту, депутатської етики, законності, правопорядку та соціального захисту населення

 

Постійно

ст. 14а

 

02-08

Протоколи засідань постійної комісії з питань житлово – комунального господарства, побутового та торгівельного обслуговування, промисловості, будівництва, транспорту та зв’язку

 

Постійно

ст. 14а

 

1

2

3

4

5

02-13

Журнал реєстрації депутатських звернень, заяв

 

 

5 р.

ст. 124

 

02-14

Журнал реєстрації посвідчень помічників-консультантів депутатів Перечинської міської ради

 

 

3 р.

ст. 1035

 

1

2

3

4

5

03 – організаційна та кадрова робота

03-01

Нормативні документи, що стосуються організаційної та кадрової роботи

 

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

 

03-02

Доручення голови обласної ради та державної адміністрації, надіслані до відома

 

ДМП

ст. 6а

 

03-03

Рішення сесії міської ради

 

ДМП

ст. 7б

 

03-04

Рішення виконавчого комітету міської ради

 

ДМП

ст. 7б

 

03-05

Розпорядження міського голови з основної діяль-ності

 

ДМП

ст. 16а

 

03-06

Розпорядження міського голови з кадрових питань (особового складу)

 

75 р.

ст. 16б

 

03-07

Розпорядження міського голови про відрядження

 

5 р.

ст. 16б

 

03-08

Розпорядження міського голови про відпустки

 

5 р.

ст. 16б

 

03-09

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

 

75 р. ЕПК

ст. 492

 

 

03-10

Доручення міського голови з організаційних питань

 

ДМП

ст. 6а

 

03-11

Регламент роботи виконавчого комітету

 

 

Постійно

ст. 20а

 

1

2

3

4

5

03-12

Паспорт міста

 

Постійно

ст. 1044

 

03-16

Особові справи міських голів

 

Постійно

ст. 1044

 

03-17

Особові справи працівників міської ради

 

 

75 р.

ст. 493в

Після звільнення

03-18

Трудові книжки працівників

 

 

До запитання, не затребувані – не менше

50 р.

ст. 508

 

1

2

3

4

5

03-24

Плани заходів виконавчого комітету міської ради на місяць

 

ДМП

ст. 162

 

1

2

3

4

5

03-38

Протоколи засідань конкурсної комісії

 

75 р. ЕПК

ст. 505

 

 

03-40

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій особам місцевого самоврядування

 

 

75 р.

ст. 637

Зберігаються в особових справах, ті, що не ввійшли до особових справ – 5 р.

1

2

3

4

5

03-44

Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами

 

 

Постійно

ст. 489

 

03-45

Документи щодо проведення щорічної оцінки працівників виконкому

 

5 р.

ст. 636

 

03-46

Документи (доповіді, інформації, сценарії) по проведенню загальноміських заходів

 

ДМП

ст. 162

 

03-47

Документи (плани, звіти, копії розпоряджень, листи) про стажування

 

5 р.

ст. 512

 

03-48

Документи щодо захисту персональних даних працівників виконкому

 

5 р.

ЕК

*Наказ Державного Комітету архівів №122 від 16.11.2004 «Про затвердження примірної номенклатури справ апарату держадміністрацій»

03-49

Інформації про виконання делегованих повноважень

 

5 р. ЕПК

ст. 44б

 

03-50

Інформації про розгляд депутатських звернень

 

5 р. ЕПК

ст. 8

 

03-54

Списки військовозобов’язаних

 

1 р.

ст. 669

 

03-55

Картотеки, картки військовозобов’язаних

 

 

3 р.

ст. 525л

Після звільнення

1

2

3

4

5

03-56

Довідки, видані працівникам про стаж і місце роботи

 

3 р.

ст. 517

 

03-57

Графіки відпусток працівників виконавчого комітету

 

1 р.

ст. 515

 

03-58

Журнал реєстрації розпорядчих документів (нагородження Почесними грамотами виконавчого комітету) органів місцевого самоврядування

 

75 р.

ст. 121б

 

03-59

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з особового складу

 

75 р.

ст. 121б

 

03-60

Журнал обліку трудових договорів (контрактів), угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

 

75 р.

ст. 527

 

03-61

Журнал реєстрації відряджень

 

5 р.

ст. 121б

 

03-62

Журнал реєстрації відпусток

 

5 р.

ст. 121б

 

03-63

Журнал реєстрації розпорядчих документів (нагородження Грамотами виконавчого комітету) органів місцевого самоврядування

 

75 р.

ст. 121б

 

03-64

Журнал реєстрації розпорядчих документів (нагородження  Подяками виконавчого комітету) органів місцевого самоврядування

 

75 р.

ст. 121б

 

03-65

Журнал обліку руху особових справ працівників виконкому та структурних підрозділів

 

 

75 р.

ст. 528

 

1

2

3

4

5

04 – юридичний відділ

04-01

Нормативні документи, що стосуються роботи відділу

 

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

 

04-02

Положення про відділ

 

ДМП

ст. 39

 

04-03

Посадові інструкції працівників відділу

 

 

ДМП

ст. 43

 

1

2

3

4

5

04-04

Плани роботи відділу та звіти про їх виконання

 

1 р.

ст. 161, 299

 

04-05

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів

 

3 р.

ст. 100

 

04-06

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, записки, характеристики тощо) що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

 

3 р.

ст. 96

 

04-07

Журнал реєстрації позовів та відповідей в судові органи області

 

3 р.

ст. 107

 

04-08

Журнал обліку постанов, висновків у справах про адміністративні стягнення

 

3 р.

ст. 107

 

04-09

Журнал реєстрації вихідних документів адміністративної комісії при виконавчому комітеті

 

3 р.

ст. 122

 

04-10

Документи про передачу реєстраційних справ

 

5 р. ЕПК

ст. 32

 

04-11

Облікові справи

 

5 р. ЕПК

ст. 32

 

04-12

Журнал видачі довідок

 

 

 

04-13

Журнал видачі довідок по приписці

 

 

 

04-14

Журнал реєстрації/ зняття з реєстрації місця проживання громадян

 

 

 

04-15

Журнал реєстрації тимчасово переміщених осіб

 

 

 

04-16

Журнал реєстрації зміни поштової адреси

 

 

 

04-17

Журнал перевірок стану військовозобов’язаних та призовників

 

 

 

04-18

Книга обліку військовозобов’язаних працюючих у міькій раді

 

 

 

1

2

3

4

5

04-10

Номенклатура справ  відділу

 

3 р.

ст. 112в

Після заміни новою, за умови передавання справ до архіву

05- відділ бухгалтерського обліку та фінансової звітності

05-01

Нормативні документи, що стосуються роботи відділу

 

 

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

 

05-02

Положення про відділ

 

3 р.

ст. 28б

 

05-03

Посадові інструкції працівників відділу

 

5 р.

ст. 43

 

05-04

Плани роботи відділу та звіти про їх виконання

 

1 р.

ст. 161, 300

 

05-05

Штатні розписи та переліки змін до них

 

Постійно

ст. 37а

 

05-06

Кошториси прибутків і видатків та розрахунки до них :

- річні

 

- квартальні

 

 

 

 

Постійно

ст. 193а

3 р., ст.193б

 

 

1

2

3

4

5

05-07

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

- річний

 

- квартальні

- місячні

 

 

 

Постійно

ст. 173б

3 р., ст.173в

1 р., ст.173г

 

05-08

Фінансова звітність та баланси з примітками :

- річні

 

- квартальні

- місячні

 

 

 

Постійно

ст. 311б

3 р., ст.311в

1 р., ст.311г

 

05-09

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування :

- річні

 

- квартальні

- місячні

 

 

 

 

 

 

 

Постійно

ст. 322б

3 р., ст. 322г

1 р., ст. 322г

 

05-10

Статистичні звіти й таблиці з усіх основних видів діяльності :

- річні

 

- квартальні

- місячні

 

 

 

 

Постійно

ст. 302б

3 р., ст. 302г

1 р., ст. 302г

 

05-11

Облікові регістри ( головна книга)

 

 

3 р.

ст. 351

За умови завершення ревізії, проведеної органами контрольно-ревізійної служби

 

05-12

Облікові регістри

( інвентарні картки )

 

 

3 р.

ст. 351

За умови завершення ревізії, проведеної органами контрольно-ревізійної служби

1

2

3

4

5

05-13

Облікові регістри

( журнали, меморіальні  ордери, оборотні відомості,  розроблювальні таблиці тощо )

 

 

3 р.

ст. 351

За умови завершення ревізії, проведеної органами контрольно-ревізійної служби

 

05-14

Первинні бухгалтерські документи і додатки до них, що  фіксують факт виконання господарських операцій

 

3 р.

ст. 336

За умови завершення перевірки податковими органами; ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби

05-15

Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік)

 

75 р.

ст. 678

 

05-16

Документи ( бюджетні доручення, платіжні доручення, перерахування коштів, виписки банків, акти, описи) про фінансування всіх видів діяльності

 

 

5 р.

ст. 197

 

05-17

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи

 

 

5 р.

ст. 341

 

05-18

Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних  перевірок з основних (профільних) питань діяльності

 

Постійно

ст. 76а

 

1

2

3

4

5

05-19

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок

 

5 р.

ст. 77

 

05-20

Документи про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

 

 

3 р.

ст. 320

 

05-21

Розрахунково- платіжні відомості нарахування заробітної плати працівників управління

 

 

75 р.

ст. 317а

 

05-22

Табелі обліку робочого часу

 

1 р.

ст. 408

 

05-23

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні)

 

3 р.

ст. 330

Після закінчення строку дії угоди та за умови завершення ревізії

05-24

Договори про повну матеріальну відповідальність

 

3 р.

ст. 332

Після звільнення матеріально-відповідальної особи

05-25

Журнал реєстрації договорів, угод

 

3 р.

ст. 352г

Після закінчення строку дії останнього договору, за умови завершення ревізії

05-26

Номенклатура справ  відділу

 

3 р.

ст. 112в

Після заміни новою, за умови передавання справ до архіву

 

 

 

 

 

 

Керуюча справами                                                                                 Є.М. Гафіянич

 

 

 

 

 

  Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _____ році у міськвиконкомі

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою

“ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового

(до 10 років включно)

 

 

 

Усього

 

 

 

 

  

 

 

Керуюча справами                                                                                    Є.М. Гафіянич

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

від 21 липня 2016 року № 87                                                                                                                                                                                                                                         

        м. Перечин

Про зняття з обліку та виключення

із списку позачергової черги громадян

 щодо надання земельних ділянок

для індивідуального житлового будівництва

 

Розглянувши  заяву громадянина Бабича Павла Івановича та пропозиції, керуючись «Положенням про порядок надання земельних ділянок громадянам для будівництва і обслуговування житлового будинку, господарських будівель і споруд (присадибна ділянка) за рахунок земель комунальної власності на території міста Перечин» затвердженої рішенням 3 сесії VII скликання Перечинської міської ради, ст.12, 40, 80, 81,116 Земельного Кодексу України, ст.373, 374 Цивільного кодексу України,   Закону  України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  виконком Перечинської міської ради

В И Р І Ш И В :

       1. Зняти з обліку та виключити із списку позачергової черги Бабича Івана Івановича  щодо надання земельної ділянки для індивідуального житлового будівництва у зв’язку з його смертю, що підтверджується свідоцтвом про смерть  серія 1-ФМ № : 206716 від 13.06.2016 року.

 

Міський  голова                                                 І.М. Погоріляк

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Від  21 липня 2016 року № 83

                                                                                                                                                                                             

       м. Перечин

 

Про  затвердження актів

обстеження зелених насаджень

 

 

         Відповідно до п. 1 частини 6, статті 33 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», у зв’язку із необхідністю впорядкування земельних площ на території міста Перечин, враховуючи, що зелені насадження знаходяться в аварійно – небезпечному стані, розглянувши акти обстеження зелених насаджень від  11 липня 2016 року та від 18 липня 2016 року, що підлягають знесенню чи пересаджуванню виконком міської ради

 

В И Р І Ш И В:

 

  1. Затвердити акт № 2 від 11 липня 2016 року про обстеження зелених насаджень у зв’язку із впорядкуванням земельних площ та територій ( додається).
  2. Дати дозвіл на зрізання 1 горіха по вул. Ужанській, 66/1 та на обрізку клена на пл. Незалежності 1/35.
  3. Затвердити акт № 3 від 18 липня 2016 року про обстеження зелених насаджень у зв’язку із впорядкуванням земельних площ та територій ( додається).
  4. Дати дозвіл на зрізання 8 і обрізку 26 дерев по вул. Ломоносова,1 у м. Перечин (територія навчального закладу Перечинської ЗОШ –інтернат І-ІІ ступенів).

 

 

    Міський голова                                                                        І.М. Погоріляк

 

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Від  21 липня 2016 року  № 82                                                                                                                                                                                                                                                                  

        м.Перечин                                                                               

 

 

Про затвердження Інструкції з

діловодства у Перечинській міській раді

 

         Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», керуючись Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, виконавчий комітет міської ради

 

 

В И Р І Ш И В:

 

 

  1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Перечинській міській раді (додається).
  2. Виконавчому апарату Перечинської міської ради забезпечити вивчення та дотримання положень Інструкції при підготовці документів та організації діловодства.
  3. Координацію роботи по виконанню даного рішення покласти на провідного спеціаліста з питань інформаційно – комп’ютерного набору – Белей С.В., контроль - на керуючу справами виконавчого комітету Гафіянич Є.М.

 

 

 

Міський голова                                                              І.М. Погоріляк

 

 

  

 

                                                                                                                                             

                                                                                                                                     Додаток 1

                                                                                                                 до рішення виконкому

від 21.07.2016 р. № 82

ІНСТРУКЦІЯ  З  ДІЛОВОДСТВА

у виконавчому комітеті Перечинської міської ради

 

І.ЗАГАЛЬНІ  ПОЛОЖЕННЯ

 

            1.Інструкція з діловодства у виконавчому комітеті Перечинської міської ради (далі – Інструкція) встановлює основні правила документування управлінської діяльності виконкому, його відділів, управлінь та структурних підрозділів, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів.

            2.Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Комп`ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

            Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

            3.Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у виконавчому комітеті розроблені відповідно до положень Конституції України та Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, нормативно-правових актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, обласної ради, а також згідно з державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію.

4.Діловодство у виконавчому комітеті Перечинської міської ради ведеться державною мовою, на персональних комп`ютерах; застосовується його повна централізація.

  1. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники міського голови згідно з розподілом функціональних обов'язків.

          Організація діловодства у Перечинській міській раді  покладається на виконавчий комітет та провідного спеціаліста з питань інформаційно – комп’ютерного набору.

           Основним завданням є встановлення у Перечинській міській раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами. Виконавчий комітет та провідний спеціаліст з питань інформаційно – комп’ютерного набору:

 

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

 

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

 

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архіву;

 

забезпечує впровадження та контролює дотримання відділами вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

 

проводить регулярно перевірку стану діловодства;

 

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчому комітеті Перечинської міської ради;

 

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

 

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

 

організовує збереження документаційного фонду  виконавчого комітету Перечинської міської ради та користування ним;

 

           

6.Працівники, які за своїми службовим обов`язками пов`язані з підготовкою, оформленням документів і технікою діловодства, повинні бути ознайомлені з цією Інструкцією.

 

ІІ.ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

            1.Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для цього є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

            2.Комплекс документів, необхідний і достатній для документування діяльності виконкому міської ради, передбачений номенклатурою справ.

            3.Управлінська діяльність міської ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

            4.Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

            Конституція України і Закон України “Про місцеве самоврядування в Україні”, інші закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації, рішення обласної ради, розпорядження голови обласної ради, рішення міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження міського голови;

            провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання апаратом виконавчого комітету покладених на нього завдань і функцій;

            потреба у правовому регулюванні діяльності.

            5.Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

             6.Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня,
доводяться до організацій, що належать до сфери   управління міськвиконкому, у
формі ксерокопій разом із супровідним листом або дорученням міського  голови
чи його заступника.

            7.Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на сесіях міської
ради, засіданнях виконавчого комітету, нарадах, фіксується в протоколах.  Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

                 8.Рішення міської ради приймаються на сесіях міської ради і
підписуються головуючим на засіданні міської ради.

                  9.Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях виконкому і підписуються головуючим на засіданні виконавчого комітету Перечинської міської ради.

                   10.Для здійснення зв'язків з організаціями, установами та окремими
громадянами виконавчий комітет міської ради  може надсилати листи. Як правило, листи складаються    у   тому    разі,    коли    неможливо    або    важко    здійснити
бездокументний   обмін   інформацією,   дати   усні   роз'яснення,   вказівки
(особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

                    11.Якщо   службовий   документ   потребує   негайного   виконання,
передавання тексту документа може здійснюватися по телефону,
або телефаксу. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

 

  1. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

 

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

  1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

 

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

 

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

 

30 - ліве;

 

10 - праве;

 

20 - верхнє та нижнє.

 

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

  1. У Перечинській міській раді використовують такі бланки документів:

бланки для листів (додаток 2);

бланк розпорядження міського голови (додаток 3);

бланки рішень виконавчого комітету (додаток 4);

бланки рішень сесії міської ради (додаток 5);

Оформлення проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, проекти рішень сесій міської (додаток 6).

 

  1. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

 

  1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчого комітету оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

 

  1. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Коди

 

  1. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

 

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

 

  1. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

 

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування установи

 

  1. Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

 

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

 

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

 

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.

 

Довідкові дані про установу

 

  1. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

 

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

 

  1. Назва виду документа (розпорядження, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

 

  1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

 

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

 

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

 

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

 

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

 

  1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

 

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

 

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

 

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

 

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

 

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

 

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

 

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

 

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

 

  1. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

Місце складення або видання

 

  1. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

 

Гриф обмеження доступу

 

  1. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

 

Адресат

 

  1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

Національне агентство з питань державної служби

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

Державна архівна служба

 

Фінансово-економічне управління

 

Начальнику управління

 

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Голові Державної митної служби

 

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

 

Центральним державним архівам

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

 

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Міністерство юстиції

 

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

 

Гончарук Олександр Сергійович

 

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 

Гриф затвердження документа

 

  1. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

 

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 7).

 

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Міський голова

 

_____________ І.М. Погоріляк

«___»_____________2016 року

 

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

розпорядженням міського голови

від «___»________2016 року

№____

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

 

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

  1. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

 

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

 

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

 

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

 

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

 

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

 

Заголовок до тексту документа

 

  1. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

 

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

 

Відмітка про контроль

 

  1. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

 

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

 

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

 

Текст документа

 

  1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

 

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

 

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

 

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

 

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

 

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

 

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

 

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

 

  1. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

 

  1. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

 

Відмітки про наявність додатків

 

  1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

 

  1. Додатки до документів можуть бути таких видів:

 

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

 

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

 

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

 

  1. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 29 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

 

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

 

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

 

  1. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток

до рішення виконавчого комітету

від «___»____________2016 року

№____

 

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

 

  1. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

 

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N " перед цифровим позначенням не ставиться.

 

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

 

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

 

  1. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:       

  1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
  2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:       

лист Укрдержархіву 20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:       

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:       

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу

 

Підпис

 

  1. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Положенням про виконавчий комітет Перечинської міської ради, посадових інструкціях. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням - заступником міського голови.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються міським головою або його заступниками згідно з розподілом функціональних обов´язків.

  1. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Міністр фінансів      

підпис           

ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Міністр         

підпис           

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

  1. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

 

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

 

  1. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Міський голова                                   підпис                           ініціали (ініціал імені), прізвище

 

Головний бухгалтер                                       підпис                           ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Начальник відділу з загальних питань та контролю

Начальник відділу організаційної та кадрової роботи

 

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки     

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки

 

 

  1. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії                                            підпис              ініціали (ініціал імені), прізвище

 

Секретар комісії                                       підпис               ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

  1. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

 

  1. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

 

  1. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

Візи та гриф погодження

 

  1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

 

  1. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

 

  1. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

 

  1. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

 

  1. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Посада особи

 

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

 

Зауваження і пропозиції додаються.

 

Дата

 

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

 

  1. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

 

  1. Порядок візування:

В обов`язковому порядку всі проекти розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, рішень сесії міської ради візуються:

відповідальним за  підготовку проекту;

секретарем міської ради;

начальником юридичного відділу;

заступником міського голови по виконавчій роботі;

керуючим справами виконавчого комітету;

  1. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
  2. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

 

  1. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

 

Міський голова

 

____________І.М. Погоріляк

«___»___________2016 року

 

 

ПОГОДЖЕНО

 

рішенням виконавчого комітету

від «___»_________2016 року

№____

 

 

  1. Гриф погодження ставиться під текстом нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

 

  1. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження додається.

 

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади        

підпис           

ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата   

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

  1. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

 

з установами однакового рівня та іншими установами;

 

з громадськими організаціями;

 

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

 

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

 

  1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

 

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається виконавчим комітетом Перечиннської міської ради на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою.

 

  1. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

 

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

 

  1. Розпорядженням міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення копій документів

 

  1. Виконавчий комітет Перечинської міської ради може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови, його заступників або керівника структурного підрозділу.

 

  1. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

 

Керуюча  справами виконавчого комітету                       Є.М. Гафіянич

                                                             

01.01.2016 року

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відділу з загальних питань та контролю (без зображення герба)

  1. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки:

 

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

  1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

 

Плєшка 7 29 41

або

Плєшка Тетяна Олексіївна  7 29 41

 

  1. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи N 03-10  

До справи N 05-19

 

Лист-відповідь від 20.05.2011

N 03-10/01/802         

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011

 

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2011   

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011

 

 

  1. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

 

  1. Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

 

У разі коли установа - автор документа подає у відділ з загальних  питань та контролю документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

 

Запис про державну реєстрацію

  1. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

 

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

 

Складення деяких видів документів

Розпорядження міського голови

 

  1. Розпорядження міського голови видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.
  2. Проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються управліннями відділами та структурними підрозділами Перечинської міської ради за дорученням міського голови, секретаря ради, заступника міського голови по виконавчій роботі та за власною ініціативою.
  3. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому спеціалістом юридичного відділу, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, секретарем, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

 

  1. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, а також залежно від видів розпоряджень, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

 

  1. Юридичним відділом обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань.

Проекти розпоряджень, що надаються для підписання міському голові, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

 

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

 

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

 

  1. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

 

Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

 

  1. Розпорядження міського голови оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

 

  1. Текст розпорядження міського голови з питань основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

 

      У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

     Розпорядча частина розпорядження починається із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

      Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад:  "начальникам відділів та структурних підрозділів".

 

При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

 

  1. Якщо розпорядженням міського голови відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,…".

 

Зміни, що вносяться до розпорядження міського голови  оформляються окремим розпорядженням, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до розпорядження…" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

 

"1. Внести зміни до розпорядження".

 

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

 

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

 

"2) пункт 3 виключити";

 

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

 

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження міського голови  зазначається:

 

"1) Внести зміни до ... (додаються)".

 

  1. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на відділ або структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

 

  1. До розпоряджень не може включатися пункт "Розпорядження довести до відома…". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у покажчику (реєстру) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу з загальних питань та контролю після підписання такого документа.
  2. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

 

  1. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ". У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

 

  1. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

 

  1. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

 

  1. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

 

  1. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

 

  1. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

 

  1. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

 

  1. Спільне розпорядження установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ. Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
  2. Порядок підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

 

  1. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року.
  2. Копії розпоряджень засвідчуються відділом з загальних питань та контролю і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається працівником який його склав і підписується заступником міського за напрямком діяльності.

 

Протоколи

 

  1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

 

  1. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

 

  1. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

 

  1. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

 

  1. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

 

  1. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

 

  1. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

 

  1. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

 

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

 

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

 

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

 

  1. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

 

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

 

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

 

  1. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

 

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

 

  1. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

 

  1. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

 

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

 

  1. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

 

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

 

  1. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

 

  1. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

 

  1. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу з загальних питань та контролю і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

 

Службові листи

 

  1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

 

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

 

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

 

відповіді на запити інших установ;

 

відповіді на звернення громадян;

 

відповіді на запити на інформацію;

 

ініціативні листи;

 

супровідні листи.

 

  1. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

 

  1. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

 

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

 

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

 

  1. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

 

  1. Як правило, у листі порушується одне питання.

 

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…" "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "виконавчий комітет Першотравенської міської ради повідомляє…", "управління вважає за доцільне".

 

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную…".

 

Службові листи підписуються відповідно до пункту 42 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи, ДОРУЧЕННЯ (на перевірку), ДВІРЕНОСТІ.

 

  1. Службовий лист візує працівник, який створив документ, начальник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник міського голови до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати міський голова).

 

Документи до засідань колегіальних органів

 

  1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (засідань виконавчого комітету, засідань сесій міської ради) проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про доступ до публічної інформації».

 

  1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби. У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів. Проект плану роботи засідань виконавчого комітету Перечинської міської ради складається керуючим справами виконавчого комітету, проект плану роботи міської ради-секретарем ради, які відповідно до своїх повноважень забезпечують організацію роботи цього органу.

 

  1. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Зазначені документи містять:

 

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

 

проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих управлінь, відділів та структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

 

довідку про погодження проекту рішення із виконавчим комітетом Перечинської міської ради та іншими установами;

 

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

 

інші документи, необхідні для розгляду питань.

 

  1. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету та секретаря ради (відповідно до засідань виконавчого комітету та засідань міської ради).

 

  1. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

 

  1. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники відповідних підрозділів Перечинської міської ради.

 

  1. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

 

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

 

  1. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 97 - 112 цієї Інструкції.

 

  1. Рішення колегій виконавчого комітету реалізуються шляхом видання рішень виконавчого комітету, рішення засідань сесій міської ради реалізуються шляхом видання рішень сесій міської ради, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу з загальних питань та контролю.

III. Організація документообігу та виконання документів

 

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

  1. Документообіг - це проходження документів у виконавчому комітеті Першотравенської міської ради з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

 

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у виконавчому апараті Перечинської міської ради на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

 

  1. Ефективна організація документообігу передбачає:

 

проходження документів найкоротшим шляхом;

 

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

 

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

 

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

 

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

 

  1. Порядок документообігу регламентується інструкцією з діловодства, регламентом роботи міської ради, положеннями про відділи, посадовими інструкціями.

 

  1. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

 

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

 

  1. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

 

  1. Обсяг документообігу у виконавчому апараті Перечинської міської ради - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

 

  1. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

 

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо.

 

Облік документів може здійснюватися як за виконавчим комітетом  в цілому, так і за кожним відділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

 

Результати обліку документів узагальнюються відділом з загальних питань та контролю і подаються міському голові для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

 

  1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до виконавчого комітету Першотравенської міської ради

 

  1. Доставка документів до установи здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською службою. Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання. Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

 

  1. Усі документи, що надходять на адресу виконавчого комітету міської ради, приймаються відділом з загальних питань та контролю. Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
  2. У відділі з загальних питань та контролю розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

 

  1. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

 

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі з загальних питань та контролю.

 

  1. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

 

  1. Факт і дата надходження документа до виконавчого апарату Перечинської міської ради обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 72 цієї Інструкції.

 

  1. Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

 

  1. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

 

Попередній розгляд документів

 

  1. Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету.

 

  1. Метою попереднього розгляду документів є відокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду міським головою, його заступниками або структурними підрозділами.

 

Обов'язковому розгляду керівником установи підлягають акти органів державної влади, та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

 

Інші документи передаються заступникам міського голови відповідно до розподілу обов´язків або відділам та структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов'язків.

 

  1. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

 

  1. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності установи, номенклатура справ, схеми проходження документів.

 

  1. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом з загальних питань та контролю (додаток 11), а також таких, що передаються для реєстрації відділам та структурним підрозділам.

 

Реєстрація документів

 

  1. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

 

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

 

  1. Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд міського голови та його заступника, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано провідним спеціалістом з питань інформаційно – комп»ютерного набору.

Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

 

  1. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

 

  1. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів:

акти органів державної влади, та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;

Розпорядження міського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (стосовно керівників управлінь та структурних підрозділів) реєструються начальником відділу з загальних питань та контролю.

Розпорядження міського голови з кадрових питань (особового складу) реєструються відділом організаційної та кадрової роботи

бухгалтерські документи;

 

заявки на матеріально-технічне постачання;

 

службові листи;

 

звернення громадян;

 

запити на інформацію.

 

  1. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються у журналі вхідної кореспонденції

 

  1. На документах, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, проставляється реєстраційний номер документа який зареєстровано в паперовому вигляді із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

 

  1. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 151 цієї Інструкції.

 

  1. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 24 цієї Інструкції.

 

  1. У виконавчому апараті міської ради застосовується одна журнальна форма реєстрації документів (Додаток 9)

 

 

  1. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів провідний спеціаліст передає кореспонденцію міському голові, відділам та структурним підрозділам виконавчого апарату Перечинської міської ради.

 

  1. Зареєстровані документи передаються на розгляд міському голові в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

 

  1. Документи, розглянуті міським головою, повертаються з відповідною резолюцією до відділу з загальних питань та контролю, який здійснює передачу документів на виконання.

 

  1. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

 

  1. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення особистого підпису виконавця у журналі вхідної кореспонденції із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

 

  1. Передача документа з одного відділу або структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ з загальних питань та контролю. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відділ з загальних питань та контролю.

 

  1. Облік документів, що передаються з одного відділу або структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційному журналі, який веде відділ з загальних питань та контролю.

 

  1. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції міського голови, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це міського голову, який надав доручення.

 

  1. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) міським головою, а у деяких випадках - керівникові відділу або структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

 

  1. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

 

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

 

  1. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

 

  1. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

 

Організація контролю за виконанням документів

 

  1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

 

  1. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим міським головою.

 

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення міського голови, рішення колегіального органу виконавчого комітету та рішення міської ради, запити на інформацію.

 

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник, секретар ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

 

  1. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ з загальних питань та контролю.

 

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

 

  1. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

 

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

 

  1. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

 

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 10.

 

Індивідуальні строки встановлюються міським головою. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

 

  1. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа у виконавчому комітеті Першотравенської міської ради.

 

  1. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

 

  1. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

 

  1. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

 

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

 

  1. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

 

  1. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
  2. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або першого заступника, секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету.

 

  1. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

 

  1. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

 

Зняти документ з контролю може тільки міський голова, перший заступник, секретар ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням відділ з загальних питань та контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням відділу з загальних питань та контролю.

 

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

 

  1. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

  1. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток.

 

  1. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи відділом з загальних питань та контролю розробляються такі класифікаційні довідники:

 

класифікатор видів документів (Додаток 11);

класифікатор звернень громадян (Додаток 12 )

 

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається відділом з загальних питань та контролю

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

  1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

 

  1. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відділом з загальних питань та контролю.

 

  1. З використанням засобів електрозв'язку відділ з загальних питань та контролю здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
  2. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

 

  1. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

 

  1. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

 

  1. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі з загальних питань та контролю

 

  1. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відділу з загальних питань та контролю зобов'язані перевірити:

 

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

 

наявність і правильність зазначення адреси;

 

наявність на документі відмітки про додатки;

 

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

 

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

 

наявність і повноту додатків;

 

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

 

  1. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

 

  1. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

 

  1. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

 

  1. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

 

  1. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника відділу з загальних питань та контролю.

 

  1. Управління, відділи, структурні підрозділи виконавчого комітету Першотравенської міської ради та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу з загальних питань та контролю не пізніше 14 години.

        Вихідні документи, які передані після 14 години  відправляються на пошту  наступного дня.

 

  1. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

 

Складення номенклатури справ

 

  1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

 

  1. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

 

  1. Методична допомога у складенні номенклатур справ надається начальником архівного відділу.

 

  1. Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи.

 

  1. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.

 

Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

 

  1. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

 

  1. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

 

 

 

 

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 12)

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

 

  1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

  1. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

  1. Назва виду документа друкується великими літерами.

 

  1. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

 

  1. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

 

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

  1. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

 

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

 

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

 

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

 

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

 

  1. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

 

  1. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

 

  1. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

 

  1. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

 

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

 

  1. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

 Керуюча справами виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

 

Додаток 2

до Інструкції

Бланк листа

 

 

 

 

                            

 

УКРАЇНА

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

  89200,м.Перечин,пл.Народна,16,тел:21409; 22001,E-mail:rada_perechyn@ukr.net

 _______________   ________________

На №___________ від______________      

 

 

 

Керуюча справами виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

 

 

 

            

Додаток 3

до Інструкції

Бланк розпорядження міського голови

 

УКРАЇНА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Перечинського міського голови

Закарпатської області

 

 

                                                                    

 

 

                                                                                  

      Міський голова                                                                 І.М. Погоріляк

 

 

 

 

 

Додаток 4

до Інструкції

 

Бланк рішення виконавчого комітету

 

УКРАЇНА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ПЕРЕЧИНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

РІШЕННЯ

 

від  “___”___________2016 р.           № _______

м.Перечин

 

 

 

 

 

 

Міський голова                                                                                       І.М. Погоріляк

 

 

 

 

Додаток 5

до Інструкції

 

Бланк рішення сесії міської ради

 

 

                                                      

 

                                                                                                                                       УКРАЇНА

                                                                                                                        ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

                                                                                                                                2 сесія VІІ скликання

                                                                                                                              РІШЕННЯ

 

            Посилання на норму закону, відповідно до якого приймається рішення; посилання на клопотання чи звернення організацій, зацікавлених у прийнятті рішення; посилання на висновок відповідної постійної комісії міської ради, міська рада   в и р і ш и л а :

 

1.

2.

3.Контроль за виконанням даного рішення доручити (назва комісії).

 

 

 

 Міський голова                                                  І.М. Погоріляк

 

 

Додаток 6

до Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

 

  1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

 

  1. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

 

  1. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

 

  1. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

 

  1. Номенклатури справ.

 

  1. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

 

  1. Описи справ.

 

  1. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

 

  1. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

 

  1. Посадові інструкції.

 

  1. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

 

  1. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

 

  1. Розцінки на виконання робіт.

 

  1. Статути (положення) установ.

 

  1. Структура установи.

 

  1. Форми уніфікованих документів.

 

  1. Штатні розписи.

Керуюча справами виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

                                                                                                                

                                                                                                                                                    Додаток 7

до Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

 

  1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

 

  1. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

 

  1. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

 

  1. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

 

  1. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

 

  1. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

 

  1. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

 

  1. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

 

  1. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

 

  1. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

 

  1. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

 

  1. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

 

  1. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

 

  1. Номенклатури справ.

 

  1. Описи справ.

 

  1. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

 

  1. Протоколи (погодження планів поставок).

 

  1. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

 

  1. Специфікації (виробів, продукції тощо).

 

  1. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

 

  1. Статути установ.

 

  1. Титульні списки.

 

  1. Трудові книжки.

 

  1. Штатні розписи.

 

 

 

 Керуюча справами виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

 

 

  

 

 

                                                                            

 

Додаток 8

до Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації провідним спеціалістом з питань інформаційно – комп’ютерного набору

 

  1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

 

  1. Зведення та інформація, надіслані до відома.

 

  1. Навчальні плани, програми (копії).

 

  1. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

 

  1. Прейскуранти (копії).

 

  1. Норми витрати матеріалів.

 

  1. Вітальні листи і запрошення.

 

  1. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

 

  1. Наукові звіти за темами.

 

  1. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

 

  1. Форми статистичної звітності.

 

  1. Договори.

 

____________

* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі).

 

            Керуюча справами                                            Є.М. Гафіянич

 

Додаток 9

до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та індекс документа

дата та індекс одержаного документа

Кореспондент

Короткий зміст

контроль

Резолюція або кому направлено документ

Підпис та дата виконавця

 

 

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

               Керуюча справами

виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

Додаток 10

до Інструкції

СТРОКИ

виконання основних документів

 

  1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

 

  1. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

 

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

 

  1. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

 

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

 

  1. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

 

  1. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

 

  1. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

 

7.Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

 

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

 

  1. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

 

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

 

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

 

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

 

  1. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

 

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

 

  1. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

 

  1. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

          

 

 

 

 

               Керуюча справами

виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

 

 

 

Додаток 11

до Інструкції

Класифікатор видів документів

 

 

1.Закони постанови Верховної Ради України

2.Укази, розпорядження Президента України

3.Постанови, листи КМУ, Міністерств і відомств

4.Розпорядження голови ОДА, рішення, накази, доручення

5.Розпорядження голови обласної ради

18.Листування з обласними і районними міськими організаціями з організаційно-господарських питань

19.Листування з питань:

  • промислових підприємств
  • транспорту
  • газифікації,енергопостачання,палива, водопостачання
  • зв’язок

20.Будівництво, архітектура, географічні роботи

21.Листування з питань:

  • оргмасової роботи, вибори
  • кадрів
  • ЗМІ
  • звернення громадян

22.З питань ліцензування та реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності

23.Правоохоронні органи, суд, РАГСу, пожежної частини, неповнолітніх, нотаріус

24.Бюджет, фінанси, кредит, податки, статистики, Пенсійний фонд, центр зайнятості, економіки

25.Охорона здоров’я санепідемстанції, соцзахисту, субсидій, постраждалих в наслідок ЧК, опіки, охорони навколишнього середовища, репресованих

26.Торгівля громадського харчування, побутового обслуговування.

27.Комунальне господарювання, землі та житла

28.Культурно-масової роботи, фізкультури і спорту, музеїв, архіву, освіти, молодіжної політики.

29.Військомат, цивільної оборони та надзвичайних ситуацій та мобілізаційної роботи.

 

 

 

               Керуюча справами

виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

 

 

 

Додаток 12

до Інструкції

Класифікатор звернень громадян

І. Характеристика звернення

  1. За формою надходження

 

1.1.Поштою

1.2. На особистому прийомі

1.3. Через уповноважену особу

1.4. Через органи влади

1.5. Через засоби масової інформації

1.6. Від інших органів, установ, організацій

 

  1. За ознакою надходження

2.1. Первинне

2.2. Повторне

2.3. Дублетне

2.4. Неодноразове

2.5. Масове

 

  1. За видами

3.1. Пропозиція (зауваження)

3.2. Заява (клопотання)

3.3. Скарга

  1. За статтю авторів звернень

4.1. Чоловіча

4.2. Жіноча

 

  1. За суб´єктом

5.1. Індивідуальне

5.2. Колективне

5.3. Анонімне

  1. За типом

6.1. Телеграма

6.2. Листопад

6.3 Усне

 

  1. За категоріями авторів звернень

7.1.  Учасник війни

7.2. Дитина війни

7.3. Інвалід Великої Вітчизняної війни

7.4. Інвалід війни

7.5. Учасник бойових дій

7.6. Ветеран праці

7.7. Інвалід І групи

7.8. Інвалід ІІ групи

7.9. Інвалід ІІІ групи

7.10. Дитина –інвалід

7.11. Одинока мати

7.12. Мати-героїня

7.13. Багатодітна сім´я

7.14. Особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи

7.15. Учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС

7.16. Герої України

7.17. Герої Радянського Союзу

7.18. Герої Соціалістичної Праці

7.19. Дитина

7.20. Інші категорії

  1. За соціальним станом авторів звернень

8.1. Пенсіонер

8.2. Робітник

8.3. Селянин

8.4. Працівник бюджетної сфери

8.5. Державний службовець

8.6. військовослужбовець

8.7. Підприємець

8.8.Безробітний

8.9. Учень, студент

8.10.Служитель релігійної організації

8.11. Особа, що позбавлена волі, особа, воля якої обмежена

8.12. Інші

  1. За результатами розгляду

9.1. Вирішено позитивно

9.2. Відмовлено у задоволенні

9.3. Дано роз´яснення

9.4. Звернення, що повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України «Про звернення громадян»

9.5. Звернення, що пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян»

9.6. Звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України «Про звернення громадян»

 

ІІ. Основні питання, що порушуються у зверненнях громадян

 

Індекс

Зміст питання

010

Промислова політика

020

Аграрна політика і земельні відносини

030

Транспорт і зв´язок

040

Економічна, цінова, інвестиційна, зовнішньоекономічна, регіональна політика та будівництво, підприємництво

050

Фінансова, податкова, митна політика

060

Соціальний захист

070

Праця і заробітна плата

080

Охорона здоров´я

090

Комунальне господарство

100

Житлова політика

110

Екологія та природні ресурси

120

Забезпечення дотримання законності та охорони правопорядку, реалізація прав і свобод громадян

130

Сім´я, діти, молодь, гендерна рівність, фізична культура і спорт

140

Культура та культурна спадщина, туризм

150

Освіта, наукова, науково-технічна, інноваційна діяльність та інтелектуальна власність

160

Інформаційна політика, діяльність об´єднань громадян, релігія та міжконфесійнв відносини

170

Діяльність Верховної Ради України, Президента України та кабінету Міністрів України

180

Діяльність центральних органів виконавчої влади

190

Діяльність центральних органів виконавчої влади

200

Діяльність місцевих органів виконавчої влади

210

Діяльність органів місцевого самоврядування

220

Обороноздатність, суверенітет, міждержавні і міжнаціональні відносини

230

Державне будівництво, адміністративно-територіальний устрій

240

Інше

 

Примітка: за відповідним індексом можуть визначатися додаткові питання у його межах, наприклад від 010 до 019.

 

   

Керуюча справами виконавчого комітету                                                                    Є.М. Гафіянич

У К Р А Ї Н А

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

 

 

Від 21 липня 2016 року  №   85                                                                                                                                                                                

      м.Перечин     

 

Про надання дозволу на розміщення

зовнішньої реклами

 

          На підставі ч. 1 ст. 16 Закону України «Про рекламу», ч. 1 ст. 4-1 Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», п. 20 Типових правил розміщення зовнішньої реклами, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2003 № 2067,  п.3.11, 3.12 Положення про порядок розміщення зовнішньої реклами в м. Перечин, керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Перечинської міської ради

 

                                                     ВИРІШИВ:


1.
 Надати дозвіл ФОП Гондорчин М.М. на тимчасове користування місцем розташування рекламного засобу типу білборд, що перебуває у комунальній власності на строк з 25 липня 2016 року по 25 грудня 2016 року розміром 3Х6 по вул. Ужанській ( переїзд)

  1. Підставою для розміщення та виконання робіт, пов’язаних з розташуванням рекламного засобу є виданий у встановленому порядку дозвіл.
  2. 3. Оплату за тимчасове користування місцями для розташування рекламних конструкцій проводити згідно з «Положенням про порядок розміщення зовнішньої реклами в місті Перечин».
  3. Суб’єкт підприємницької діяльності повинен постійно утримувати прилеглу територію радіусом 6 м від окремостоячої рекламної конструкції або до проїжджої частини дороги в належному санітарному стані.
  4. Заборонити розміщувати протягом вказаного терміну рекламу, яка містить в собі політичний підтекст.

 

Міський голова                                                                   І.М. Погоріляк       

                                                

 

 

 

 

 

                                                                                        

У К Р А Ї Н А  

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

Від 21 липня 2016 року № 90

м.Перечин

 

Про надання дозволу на виготовлення

вихідних даних, містобудівних умов та

обмежень для проектування будівництва

котельні на твердому паливі

 

            Відповідно до Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності», керуючись підпунктом 9 пункту а), частини 1 статті 31 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово – комунального господарства України № 109 від 07.07.2011 року «Про затвердження Порядку надання містобудівних умов та обмежень забудови земельної ділянки, їх склад та зміст», на виконання повноважень у галузі будівництва, розглянувши клопотання начальника відділу освіти, молоді та спорту Перечинської РДА, виконком Перечинської міської ради

 

ВИРІШИВ:

 

  1. Дати дозвіл на виготовлення вихідних даних, містобудівних умов та обмежень для проектування будівництва котельні на твердому паливі біля існуючої будівлі Перечинської загальноосвітньої школи І – ІІІ ступенів.

 

 

 

 

 Міський голова                                                                          І.М. Погоріляк

 

У К Р А Ї Н А  

ПЕРЕЧИНСЬКА МІСЬКА РАДА

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

 

 

 

від 21 липня 2016 року № 88                                                                                                                                                                                                                            

        м. Перечин

 

Про взяття громадян                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

 на квартирний облік

 

           Відповідно до Правил обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов, і надання їм жилих приміщень в Українській РСР, затверджених постановою Ради Міністрів Української РСР і Української Республіканської Ради професійних спілок від 11 грудня 1984 року № 470, згідно п.5 ч.1 ст. 15,ст. ст. 36,46 Житлового кодексу України беручи до уваги заяви жителів м. Перечин про взяття їх на квартирний облік, пропозиції комісії з житлових питань, створеної при виконавчому комітеті міської ради, керуючись п/п 2 п. а) ч.1 ст. 30 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, виконком міської ради

 

В И Р І Ш И В :

  1. Взяти на квартирний облік за місцем проживання, який здійснюється у виконавчому комітеті міської ради, громадянина Гаєвського Івана Анатолійовича, жителя м.Перечин, вул. Михайла Кулі (Колгоспна),8. .

                        Загальна черга  - №  85

                         Черга першочергова - № 35

                        Дата взяття на загальну чергу  21 липня 2016 року.

                        Сім’я складається з трьох членів: заявника, дружини – Гаєвської Галини Василівни, Гаєвського Олександра Івановича– сина.

  1. Взяти на квартирний облік за місцем проживання, який здійснюється у виконавчому комітеті міської ради, громадянина Голод Миколу Вікторовича, жителя м. Перечин, вул. Мала, 6.

                        Загальна черга  - №  86

                         Черга першочергова - № 36

                        Дата взяття на загальну чергу  21 липня 2016 року.

                        Сім’я складається з двох членів: заявника,  доньки – Голод Анастасії Миколаївни.

                         

 

  Міський голова                                                                     І.М. Погоріляк